Kontaktmanagement – ToDos erstellen und zuweisen

Zur Verwaltung von Erinnerungen und ToDos gibt es zahlreiche auch kostenfreie Tools. Zwar findet man hier auch die Möglichkeit Kollegen und Freunden ToDos zuzuweisen, doch bei mehr als zwei Mitarbeitern geht die Übersicht schnell verloren. Außerdem fehlt hier in der Regel der Bezug zum Geschäft. Das ist erst mit einem intelligenten Kontaktmanagement möglich.

In Basic Office ist das Modul ToDo an allen wichtigen Stellen integriert und bezieht sich immer auf den aktuellen Workflow.

Ein Kunde ruft an. In der Regel ist dieser dann schnell in der Anwendung identifiziert. Nun bittet er um Rückruf. Ein ToDo ist schnell angelegt.

Einem Kunden ein ToDo zuweisen
Einem Kunden ein ToDo zuweisen

 

Aber nicht nur das. Soll der Kollege zurückrufen, kann dieses ToDo schnell zugewiesen werden. Der Mitarbeiter wird natürlich auch über seine neue Aufgabe informiert.

Bild Einem Mitarbeiter Aufgaben zuweisen
Einem Mitarbeiter Aufgaben zuweisen

Auch an anderer Stelle können ToDos eingebunden werden, zum Beispiel, um bei Angeboten das Nachhaken nicht zu vergessen.

Einem Angebot ein ToDo zuweisen
Einem Angebot ein ToDo zuweisen

Ein Auftrag ist oft mit mehreren Arbeiten verbunden. Bei Basic Office ist schnell ersichtlich, welche Aufgaben noch abgearbeitet werden müssen.

Übersicht der ToDos zu einem Auftrag
Übersicht der ToDos zu einem Auftrag

Unter dem Menüpunkt ToDo (das übrigens rot erscheint, wenn für den aktuellen Nutzer Aufgaben fällig sind) kann mann gesammelt alle offenen, alle erledigten und die Aufgaben aller Nutzer sehen.

Übersicht ToDos
Übersicht ToDos

Auch nach Kunden kann hier gefiltert werden. Per Klick ist man dann bei dem entsprechenden Kunden oder bei dem Angebot, zu welchem das ToDo zugewiesen wurde. Ein solches Kontaktmanagement wird heute von Firmen erwartet.

Bild ToDos Filterung nach Kunden
Filterung nach Kunden

Umsatzsteuerbefreite Lieferungen – im Back-End von Basic Office einmal festlegen

Es gibt verschiedene gesetzliche Bestimmung, wann eine Lieferung umsatzsteuerbefreit berechnet werden kann. Gesetze können sich ändern. Basic Office bietet dem Nutzer die Möglichkeit, selbst einzustellen, bei welchem Land umsatzsteuerbefreit geliefert werden soll. Diese Funktion befindet sich unter „Einstellungen“. Dort sind alle Länder aufgelistet und man kann selber folgende Regeln dem Land zuweisen:

  • Umsatzsteuer muss nie ausgewiesen werden
  • Umsatzsteuer muss immer ausgewiesen werden
  • keine Umsatzsteuer ausweisen, wenn die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden vorhanden ist
Unter Einstellungen kann den Länder zugewiesen werden, wann umsatzsteuerbefreit berechnet werden soll
Umsatzsteuerverhalten den Ländern zuweisen

So sind alle Eventualitäten abgedeckt und die Software richtet sich bei der Auswahl der Steuer automatisch nach dem eingetragenen Land. Muss, warum auch immer, die Wahl bei einer einzelnen Lieferung spontan geändert werden, ist dies ohne große Formalitäten möglich.

Bild beschreibt das Generieren einer Rechnung mit Focus auf das Umsatzsteuerverhalten
Bei der Rechnung spontan entscheiden, ob mit oder ohne Umsatzsteuer

Hier gibt es noch ein Videotutorial zur Nutzung des Tools „Umsatzsteuerbefreite Lieferungen“.

Verschiedene Kunden verschiedene Preise – Software denkt bei der Preisstruktur mit

Der Bedarf vieler unserer Kunden ist es, dass die Kosten eines Artikels sich nach dem jeweiligen Kunden ausrichten. So soll z.B. ein Tisch für Kunde X 90 € kosten, für Kunde Y sollen jedoch nur 80 € berechnet werden. Ein andere Wunsch ist es, der Kategorie des Kunden anzupassen. So soll der Privatkunde anders berechnet werden als der Großhändler. Der Rechnungsteller oder Angebotsschreiber kann und soll sich diese Informationen nicht alle merken. Die Preisstruktur soll sich am besten eigenständig bilden.

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Das Lagermodul ist fertig!

Vor dem neuen Lagermodul gab es in Basic Office nur das eine globale Lager. Bestände wurden bei Lieferungen zu- und abgebucht. Aber folgende Fragen blieben bisher unbeantwortet:

• was ist, wenn es mehrere Lager in meiner Firma gibt?

• wie überschaue ich meine Lager?

• was ist, wenn ein Artikel an mehreren Lagern liegt?

• wie kann ich entscheiden, von welchem Lager der Artikel abgebucht werden soll?

Das neue Lagermodul gibt hierzu Antworten. Unter der Website Artikel- und Lagerverwaltung gibt es Videos zu den Funktionsweisen, aber im Folgenden möchte ich noch mal detailliert die Funktionsweisen erläutern:

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