Zur Verwaltung von Erinnerungen und ToDos gibt es zahlreiche auch kostenfreie Tools. Zwar findet man hier auch die Möglichkeit Kollegen und Freunden ToDos zuzuweisen, doch bei mehr als zwei Mitarbeitern geht die Übersicht schnell verloren. Außerdem fehlt hier in der Regel der Bezug zum Geschäft. Das ist erst mit einem intelligenten Kontaktmanagement möglich.
In Basic Office ist das Modul ToDo an allen wichtigen Stellen integriert und bezieht sich immer auf den aktuellen Workflow.
Ein Kunde ruft an. In der Regel ist dieser dann schnell in der Anwendung identifiziert. Nun bittet er um Rückruf. Ein ToDo ist schnell angelegt.
Aber nicht nur das. Soll der Kollege zurückrufen, kann dieses ToDo schnell zugewiesen werden. Der Mitarbeiter wird natürlich auch über seine neue Aufgabe informiert.
Auch an anderer Stelle können ToDos eingebunden werden, zum Beispiel, um bei Angeboten das Nachhaken nicht zu vergessen.
Ein Auftrag ist oft mit mehreren Arbeiten verbunden. Bei Basic Office ist schnell ersichtlich, welche Aufgaben noch abgearbeitet werden müssen.
Unter dem Menüpunkt ToDo (das übrigens rot erscheint, wenn für den aktuellen Nutzer Aufgaben fällig sind) kann mann gesammelt alle offenen, alle erledigten und die Aufgaben aller Nutzer sehen.
Auch nach Kunden kann hier gefiltert werden. Per Klick ist man dann bei dem entsprechenden Kunden oder bei dem Angebot, zu welchem das ToDo zugewiesen wurde. Ein solches Kontaktmanagement wird heute von Firmen erwartet.